Tránh lỗi khi nhập dữ liệu Excel

1. Xác nhận giá trị đầu vào

Việc sử dụng tính năng Data Validation trong Excel có thể loại bỏ
dữ liệu không phù hợp khi người dùng nhập vào. Nghĩa là bạn sẽ chỉ rõ
các điều kiện mà một giá trị phải đáp ứng, và khi đó Excel sẽ bác bỏ giá
trị không đáp ứng điều kiện đưa ra và thông báo lỗi nhập liệu.

Để xác nhận dữ liệu nhập vào, từ giao diện cửa sổ MS Excel 2007/2010 bạn duyệt đến thẻ Data, nhấn vào biểu tượng Data Validation và chọn Data Validation (Với phiên bản Excel 2003 thì chọn Validation từ danh mục Data), tại cửa sổ hiện ra, bạn click vào thẻ Settings, trong khung Validation criteria
hãy chọn Decimal cho mục Allow, between cho mục Data và nhập giá trị
Minimum và Maximum phía dưới và nhấn OK để thừa nhận. Chẳng hạn ở đây
chúng tôi nhập giá trị từ 1 đến 1000, khi đó nếu người dùng nhập liệu
ngoài vùng dữ liệu này thì lập tức sẽ có thông báo lỗi.

Lưu ý: Bạn phải chọn vùng dữ liệu trên bảng tính trước khi thực hiện việc xác nhận.


Ngoài ra, bạn có thể thiết lập thông báo điều kiện nhập liệu bằng cách
chọn thẻ Input Message rồi nhập tiêu đề và nội dung hiển thị. Để tạo một
cảnh báo bằng tiếng việt-cảnh báo này hiện ra ngay sau khi nhập sai dữ
liệu (mặc định là tiếng anh), bạn chọn thẻ Error Alert, chọn kiểu hiển
thị tại mục Style có thể là Stop, Warning hoặc Information, tiếp đến
nhập tiêu đề và nội dung cảnh báo.
2. Không nên sử dụng tính năng AutoComplete

AutoComplete trong Excel là tính năng tự động hoàn chỉnh dữ liệu nhập
ngay sau khi người dùng nhập giá trị đầu vào phù hợp hay có ký tự gần
giống với giá trị hiện có. Và như vậy thì AutoComplete sẽ làm giảm thời
gian nhập liệu nhưng nó có thể tăng khả năng nhập liệu sai khi có rất
nhiều giá trị giống nhau.


Để vô hiệu hóa tính năng này, bạn nhấn vào nút Office Button và chọn
Excel Options, trong Panel bên trái hãy click lên mục Advanced, sau đó
bỏ chọn trước dòng chữ Enable AutoComplete For Cell Values và OK (Đối
với Excel 2003 bạn phải chọn Options từ Menu Tools, và chọn thẻ Edit).
3. Sử dụng một danh sách động (Dynamic list)

Thêm hoặc xóa các giá trị sẽ không cập nhật các mục trong một danh sách
đã xác nhận nếu chúng ta không sử dụng tính năng tham chiếu trong Excel.
Đối với Excel 2007 và 2010, khi chuyển đổi một danh sách đã có thành
bảng rồi tạo một list mới liên kết qua bảng này. Khi đó, nếu người dùng
thêm hoặc xóa dữ liệu từ bảng thì trong list cũng tự động thay đổi theo.


Khi bạn thêm hoặc xóa dữ liệu trong cột L thì list N sẽ tự động cập nhật theo

Trước hết, bạn chọn vùng dữ liệu trên một cột đơn, sau đó vào thẻ Insert
chọn biểu tượng Table từ nhóm Tables, trong cửa sổ create Table bạn
đánh dấu kiểm trước mục My table has headers và nhấn OK. Khi đó toàn bộ
dữ liệu này đã chuyển thành bảng. Bây giờ bạn chọn một ô trống bất kỳ
rồi vào thẻ Data và nhấn chọn Data Validation như trên, nhưng trong thẻ
Settings, đối với mục Allow bạn phải chọn List, click chuột vào ô Soucre
và khoanh vùng dữ liệu là bảng đã tạo rồi nhấn OK, list vừa tạo sẽ
giống như bạn sử dụng tính năng Filter.